Ordrup-Charlottenlund Grundejerforening – erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger
25. maj 2018
Det er vigtigt for os at beskytte de personlige oplysninger, som Foreningens medlemmer afgiver. Denne fortrolighedsaftale forklarer, hvilke personlige data Ordrup-Charlottenlund Grundejerforening indsamler, og hvordan Foreningen bruger og opbevarer disse data.
Personlige data, som Foreningen indsamler
Ordrup-Charlottenlund Grundejerforening indsamler data for at sikre en effektiv og sikker kommunikation mellem Foreningen og dens medlemmer. Foreningen modtager oplysninger om navn, adresse og e-mailadresse i forbindelse med, at et medlem indmelder sig i Foreningen. Disse oplysninger lagres midlertidigt på Foreningens hjemmeside, der er beskyttet med kodeord. Kassereren udfærdiger en intern liste med disse oplysninger. Foreningens bestyrelse har på forespørgsel adgang til oplysningerne. Når medlemmerne henvender sig til bestyrelsen via e-mail, registreres navn og e-mailadresse. Foreningen modtager ikke og indhenter ikke oplysninger om personnumre og henter ikke data fra tredjepart. Foreningen videregiver alene medlemmernes navne, adresser og e-mail-adresser til Nets med henblik på opkrævning af kontingent og styring af medlemslisten. Medlemmernes personlige oplysninger anvendes ikke i kommercielt øjemed. Den dataansvarlige er Foreningens kasserer.
Sådan bruger Foreningen personlige data
Foreningens bestyrelse bruger de indsamlede data til følgende hovedformål:
- Til at sende meddelelser, herunder indkaldelser og nyhedsbreve samt henvendelser eller generel orientering til medlemmerne.
- Til at ajourføre Foreningens medlemsliste.
Rettigheder til beskyttelse af personlige oplysninger
Ordrup-Charlottenlund Grundejerforening overholder gældende lovgivning i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, der er gældende fra den 25. maj 2018. Det omfatter følgende rettigheder, hvis det er relevant:
- Hvis behandling af personlige oplysninger er baseret på medlemmets samtykke, har medlemmet til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke.
- Medlemmet har ret til at anmode Foreningen om adgang til og berigtigelse af de personlige data.
- Medlemmet har ret til at protestere over behandlingen af sine personlige data.
- Medlemmet har ret til at indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed.
Sådan opbevarer og behandler Foreningen personlige data
Personlige data, der er indsamlet, gemmes og behandles af kassereren. Eneste tredjepartsagent er Nets, der udsender kontingentopkrævning. Kassereren informerer kun Nets om medlemmernes navne, adresser og e-mail-adresser.
Foreningens lagring af personlige data
Medlemmernes personlige data opbevares hos kassereren og Nets, så længe det anses for nødvendigt, dvs. så længe den pågældende er medlem. Herefter vil medlemmets personlige data blive slettet fra Foreningens database og hos Nets. Foreningens hjemmeside hostes p.t. af Unoeuro.com. Bestyrelsen anvender p.t. One.com og gmail.com i mailkorrespondancen mellem bestyrelse og medlemmer og som platform for udsendelse af nyhedsbreve mv. Medlemmernes personlige oplysninger lagres hos kassereren på pc, som er udstyret med databeskyttelses- og antivirusprogram, samt hos Nets.
Ændringer i denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger
Foreningen opdaterer denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger, når der lovmæssigt er behov for det, eller når det i øvrigt findes nødvendigt. Hvis der er væsentlige ændringer i erklæringen eller i den måde, hvorpå bestyrelsen bruger de personlige oplysninger, vil sådanne ændringer blive fremlagt som forslag til vedtagelse på den årlige generalforsamling. Væsentlige ændringer vil blive meddelt på foreningens hjemmeside.
Sådan kontaktes Foreningen
Spørgsmål eller klager vedrørende bestyrelsens behandling af medlemmernes personlige oplysninger kan rettes til Foreningen telefonisk eller via e-mail eller via hjemmesiden. Kontaktinformationer fremgår af Foreningens hjemmeside under ”Kontakt”. Udvalgte bestyrelsestelefonnumre fremgår af Foreningens blad.